Privacybeleid

1. Wie verwerkt uw gegevens

Deze site is de inkoopdienst van Westcool: u biedt er een koelwagen, bestelwagen of koeltrailer te koop aan en wij maken u een bod.

Verwerkingsverantwoordelijke is Westcool Service BV, Stoomtuigstraat 24, 8830 Hooglede, België, ondernemingsnummer 0827.535.506 (btw BE 0827.535.506). Isocar BV, Stoomtuigstraat 28, 8830 Hooglede, ondernemingsnummer 0754.460.951, is onze carrosserie-zuster op dezelfde site; deze site wordt door Westcool Service BV uitgebaat.

Dit beleid gaat over sell.westcool.com. Voor westcool.be geldt het privacybeleid van die site.

2. Gegevens die u zelf invult

Wanneer u het aanmeldformulier invult, bewaren wij wat u opgeeft:

• uw naam
• uw e-mailadres
• uw telefoonnummer, als u dat invult
• of u als bedrijf of als particulier verkoopt, en bij een bedrijf de bedrijfsnaam en het btw-nummer als u dat invult
• de postcode waar het voertuig staat
• per voertuig: het type, het merk, het model, het bouwjaar en, bij een bestelwagen de uitvoering en, bij een vrachtwagen of chassis-cabine, de tonnage
• per voertuig: of er nog een financiering of leasing op loopt en of de btw aftrekbaar is
• de taal waarin u het formulier invulde
• het tijdstip van verzending

Het formulier bewaart uw antwoorden terwijl u het invult, zodat u kunt stoppen en later verdergaan. Zolang u het niet verstuurt, blijft dat een concept: er is dan nog geen aanvraag en niemand van ons neemt contact met u op.

Wij sturen een melding van uw aanvraag naar onze verkoopdienst. De aanvraag zelf blijft ook in ons systeem bewaard: de e-mail is de melding, het opgeslagen dossier is de aanvraag.

3. Foto's en documenten uit de rondgang

Na uw aanvraag kunt u een rondgang doen: een reeks schermen die u stap voor stap vraagt uw voertuig te fotograferen. Wat u daar uploadt, bewaren wij:

• foto's van het voertuig, de koelunit en de laadruimte
• foto's van documenten die u zelf kiest te delen, zoals het inschrijvingsbewijs, het gelijkvormigheidsattest, het onderhoudsboekje of keuringsbewijzen
• wat u zelf noteert bij een stap, bijvoorbeeld over schade of onderhoud

Een inschrijvingsbewijs vermeldt de houder van het voertuig. Staat er iemand anders op dan uzelf, dan verwerken wij ook diens gegevens, uitsluitend om na te gaan wie het voertuig mag verkopen.

U beslist zelf welke documenten u fotografeert. Geen enkel document is verplicht om een bod te krijgen; ze maken het bod wel nauwkeuriger.

De link naar uw rondgang en die naar uw eigen overzicht bevatten een geheime code. Wie de link heeft, ziet het dossier. Deel hem daarom niet verder.

4. Gegevens die de site zelf registreert

Deze site meet hoe het formulier gebruikt wordt, zodat we zien waar verkopers vastlopen. Die meting is PostHog, dat de gegevens in de Europese Unie verwerkt. Zolang u geen statistiekcookies aanvaardt, telt PostHog het bezoek zonder iets op uw apparaat op te slaan of u bij een later bezoek te herkennen. Als u aanvaardt, mag het uw browser bij een later bezoek herkennen en kunnen sessies op de openbare pagina's opgenomen worden om problemen terug te vinden; wat u in velden typt, wordt niet opgenomen. U kunt die keuze op elk moment wijzigen via Cookievoorkeuren onderaan de pagina.

Komt u hier via een advertentie van ons bij Google, dan staat er een klikcode in het adres van de pagina. Wij bewaren die code bij uw aanvraag, zodat wij weten welke advertentie werkte. Dat gebeurt op onze server en niet in uw browser: er wordt geen script en geen pixel van Google op deze site geladen. De code verdwijnt zodra wij ze gebruikt hebben, en in elk geval na negentig dagen.

Wij plaatsen een strikt noodzakelijke cookie. Die bevat de code waarmee uw concept van het formulier bij u hoort, is niet leesbaar voor scripts in uw browser en vervalt na dertig dagen. Daarvoor is geen toestemmingsbanner vereist.

Uw cookiekeuze zelf bewaren wij in een cookie met de naam westcool_consent, zes maanden lang. Daarna vragen wij opnieuw.

Meldt u zich aan als medewerker, dan plaatst de aanmelding een sessiecookie. Ook die is strikt noodzakelijk.

Onze servers houden gewone technische logs bij van de aanvragen die binnenkomen. Die bewaren wij niet langer dan nodig om de site te laten werken en fouten op te sporen.

5. Waarvoor wij die gegevens gebruiken

Elke verwerking hieronder heeft een eigen doel en een eigen rechtsgrond onder de AVG.

• Uw voertuig waarderen, u een bod doen en, als u dat aanvaardt, de aankoop en de ophaling afhandelen: maatregelen die u vraagt voorafgaand aan een overeenkomst, en bij aanvaarding de uitvoering daarvan (artikel 6.1.b AVG).
• U bereiken over uw aanvraag: de bevestiging, het bod, en de correspondentie die daarop volgt: maatregelen die u vraagt voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).
• Nagaan of het formulier door een mens wordt verstuurd, om spam en misbruik tegen te houden: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).
• Nagaan wie het voertuig mag verkopen, aan de hand van de documenten die u deelt: maatregelen die u vraagt voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).
• De dienst technisch gezond houden en fouten opsporen: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).
• Meten hoe de site gebruikt wordt, zodat we zien waar het formulier wordt achtergelaten: uw toestemming (artikel 6.1.a AVG). U kunt die keuze op elk moment intrekken via Cookievoorkeuren.

Wij gebruiken uw gegevens niet om u reclame te sturen, en wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen. Een bod wordt altijd door een medewerker opgemaakt.

6. Hoe lang wij ze bewaren

Een concept dat u nooit verstuurde, bewaren wij zolang nodig om het formulier te laten werken. Zo'n concept bevat geen contactgegevens: het is een reeks antwoorden over een voertuig, zonder naam erbij.

Verstuurde aanvragen, de foto's en documenten uit de rondgang, en de correspondentie die erbij hoort, bewaren wij zolang nodig om uw aanvraag te behandelen en op te volgen. Komt er een aankoop uit, dan bewaren wij de gegevens zolang de wettelijke boekhoudkundige en contractuele bewaarplichten dat vereisen.

Wanneer een dossier op uw verzoek wordt verwijderd, verdwijnen de bijhorende foto's en documenten mee uit onze opslag.

7. Met wie wij ze delen

Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door aan derden voor hun eigen doeleinden. Wel doen wij een beroep op dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken:

• Vercel, dat deze site host, in een datacenter in Frankfurt
• Neon, dat de database levert waarin uw dossier staat, in een datacenter in Frankfurt
• Vercel Blob, waar de foto's en documenten uit de rondgang bewaard worden, in een datacenter in Frankfurt
• Resend, dat onze e-mails verstuurt en de antwoorden die u erop stuurt bij het juiste dossier aflevert
• Cloudflare, dat bij het verzenden van het formulier controleert of u geen geautomatiseerd programma bent
• PostHog, dat meet hoe de site gebruikt wordt en die gegevens binnen de Europese Unie verwerkt
• Inngest, dat de achtergrondtaken uitvoert die een aanvraag verwerken

Die controle gebeurt met Cloudflare Turnstile. Turnstile verwerkt daarvoor een beperkt aantal technische signalen: uw IP-adres, de vingerafdruk van uw TLS-verbinding, de User-Agent van uw browser en de sleutel die deze site bij Cloudflare identificeert. Cloudflare gebruikt die signalen om geautomatiseerd verkeer te herkennen en om zijn botdetectie te verbeteren, en beschrijft ze in een apart privacyaddendum voor Turnstile: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/

Verkoopt u het voertuig aan ons, dan schakelen wij een transporteur in om het op te halen. Die krijgt de gegevens die daarvoor nodig zijn: het adres, een contactpersoon en een telefoonnummer.

Uw gegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Unie. Een aantal van deze dienstverleners is een Amerikaans bedrijf; waar gegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, bijvoorbeeld bij de spamcontrole van Cloudflare, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar de dienstverlener daaronder gecertificeerd is, het EU-VS Data Privacy Framework.

8. Hoe wij ze beveiligen

Het verkeer met deze site verloopt versleuteld (HTTPS).

Uw dossier is alleen zichtbaar voor aangemelde medewerkers van Westcool, en voor uzelf via de persoonlijke link die u kreeg.

De links naar uw rondgang en uw overzicht bevatten een code die niet te raden is. Wij tonen die dossiers aan wie de code heeft, zonder u een account te laten aanmaken.

9. Uw rechten

U heeft over uw persoonsgegevens de volgende rechten:

• inzage: opvragen welke gegevens wij van u hebben
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens
• verwijdering, wanneer wij ze niet langer nodig hebben
• beperking van de verwerking
• bezwaar tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang
• overdraagbaarheid: uw gegevens in een leesbaar formaat ontvangen
• intrekking van uw toestemming, op elk moment en even eenvoudig als u ze gaf

U oefent deze rechten uit door ons te contacteren op info@westcool.be. Wij antwoorden binnen één maand na uw verzoek.

10. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijzigingen aan dit beleid

Wij passen dit privacybeleid aan wanneer de dienst of onze werkwijze verandert. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd.